Покопийный контракт: что это такое, преимущества и смысл услуги

Что только не придумало человечество для того, чтобы упростить ведение бизнеса: скан-копии, электронные росписи, внутренние рабочие программы, по которым удобно передавать конфиденциальную информацию. Одно остаётся неизменным — процесс печати документов. Чтобы бухгалтерия была в порядке, без распечатки документов не обойтись. Но что такое печать? Принтеры, краска, картриджи — от того, насколько слаженно будет работать печатная система, зависит своевременность подачи и составления финансовой документации. Но проблем существует множество. Проблема может возникнуть на пустом месте.

К примеру, сработал человеческий фактор, и кто-то не вспомнил, что нужно было заменить или заправить картридж. Обе процедуры требуют времени, а ключей от другого кабинета с принтером у сотрудников нет. Документ печатается не вовремя, отчего плывут сроки составления остальной отчётности. Нехватка печатающей техники — одна из самых популярных сложностей. Но это не всё. Технологии развиваются быстро, и партнёры могут требовать новые форматы распечатки, а у вас, к сожалению, сильно устарела техника. Оборачиваемость расходных материалов низкая, а затраты на ремонт и восстановление — высокие. Но и актуальность распечатки отрицать глупо. Что делать в таком случае?

Покопийный контракт: суть и функции

Это явление имеет другое название — клик-контракт, но суть от этого не меняется. Предприятие передаёт бразды правления процессом отпечатки документов сервисной фирме, оплачивая только её услуги. Теперь все заботы об обслуживании печатной оргтехники ложатся на сотрудников «подрядчика». Среди самых важных функций:

1. Поиск и выбор поставщиков. В эту услугу входит не только организация своевременной доставки всех элементов и запчастей печатной техники, но и выбор самых надёжных поставщиков. Теперь владельцы фирмы или главы предприятий избавлены от мелкой, но регулярной головной боли.
2. Своевременное обновление картриджей. Когда один и тот же сотрудник несёт ответственность и за правильность документа, и за его создание, и за подписание, и за уровнем заправки картриджа, то вероятность того, что забудут именно о последнем слишком велика. Но если человек ответственен только за заправку и замену картриджей, то такая вероятность уверенно близится к нулю. А, заключив покопийный контракт, вы обеспечиваете картриджам личного «телохранителя».
3. Техническое обслуживание. Теперь заменой деталей и элементов станут заниматься только профессионалы. Неопытный стажёр, решив распечатать себе конспект лекций, ломает модуль протягивания бумаги. Кто за это будет платить? А теперь это заботы тех, кто заключил с вами клик-контракт. Контроль за износом деталей, кадровые ресурсы, аудит техники и даже грамотное хранение с оглядкой на регламент — за этим всем следят квалифицированные специалисты.

Контракт заключается на определённый срок, но это позволяет существенно сэкономить издержки на обслуживание печатной техники. Теперь предприниматели платят деньги исключительно за отпечатанные листы. Ведь испорченные практически отсутствуют, а на них тоже уходит приличная сумма средств. Не менее важным является отсутствие личного потребления. Теперь сотрудники компании не будут эксплуатировать офисную оргтехнику в личных целях. А это воздействует на скорость её износа. А расходы сокращаются примерно на 30-40%.

Единственное, чего не следует делать — это путать покопийный контракт с аутсорсингом. К сожалению, некоторые отождествляют эти понятия. Но по сути, покопийка — это форма оплаты. Суть в том, что заказчик услуги оплачивает печать по копиям, а сама услуга, конечно, относится к аутсорсингу, как роду делегирования полномочий.

Ключевые преимущества покопийного контракта

1. Стандарты. Компании, занимающиеся оказанием таких услуг, обязательно работают с оглядкой на стандарты. Обычно это — SLA – Service Level Agreement. В этом своде правил описан регламент всех действий, вплоть до времени прибытия инженера на предприятие и сроков нахождения техники на хранении.
2. Приложение. Интересно и то, что заказчик услуги имеет возможность следить и контролировать деятельность аутсорсинговой фирмы. Для вызова специалистов достаточно войти в приложение и воспользоваться удобной консолью. Реакция сотрудников фирмы будет мгновенной.
3. Отчётность. За тот период, что компания вела свою деятельность на территории вашей фирмы, обязательно составляется отчёт. Здесь отображены все расходы, объёмы и частота отпечаток. На основании такого документа и при условии наличия прогнозов на деятельность будущего года, можно составить перечень необходимых закупок. И если успеть это сделать по ценникам нынешнего года, тогда экономия будет сногсшибательной.

Не менее важным выступает и тот факт, что оргтехника, подобранная специалистами, будет в точности соответствовать истинным целям предприятия.